Обязанности:
Административное обеспечение и поддержка проектов
Администратор, управляющий офиса. Административное обеспечение проектов
Управление и обеспечение работ инженерного центра, офиса:
Организация рабочих мест
Бюджетирование работ по поддержке офиса
Выполнение операционных процессов по организации новых рабочих мест (организация переездов, заказ мебели, техники, расходных материалов);
Контроль рационального использования материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей;
Закупка канцелярских и продовольственных товаров, воды.
Планирование годового бюджета, финансовый анализ и согласование расходов в рамках административной деятельности, минимизация затрат на хозяйственные нужды;
Администрирование договоров с внешними подрядчиками
Хозяйственное обслуживание, контроль за надлежащим состоянием офиса в соответствии с правилами и нормами внутреннего распорядка Компании;
Отчетность перед бухгалтерией (предоставление закрывающих документов).
Контроль расходов и оптимизация затрат
Управление договором мобильной связи
Обеспечение сотрудников мобильной связью,
Контроль телефонных расходов.
Проведение инструктажа по технике противопожарной безопасности сотрудникам, ведение необходимой документации.
Проведение инвентаризаций
Взаимодействие со страховой компанией в рамках ДМС.
Отчетность перед бухгалтерией, согласование расходов в рамках административной деятельности, минимизация затрат на хозяйственные нужды;
Взаимодействие со страховой компанией в рамках ДМС.
Travel Desk поддержка:
Организация международных и российских бизнес-командировок сотрудников инженерного центра, включая высшее руководство
Организация и обеспечение виз сотрудниками инженерного центра, включая высшее руководство.
Взаимодействие с визовыми центрами
Бронирование и заказ билетов, гостиниц-аренда автомобиля, заказ медицинской страховки
Взаимодействие с Travel компаниями;
Оформление документов связанных с командировками-служебное задание, командировочное удостоверение, подготовка документов и оформление авансовых отчетов, взаимовоздействие с бухгалтерией по вопросам, связанными с оформлением и предоставлением отчетности по командировкам.
Планирование бюджета на командировки, контроль ведения.
Делопроизводство:
Ведение учета, регистрация и последующая передачи соответствующим должностным лицам (исполнителям) входящей, исходящей, внутренней и организационно-распорядительной документации.
Участие в разработке и согласовании должностных инструкций сотрудников, положения о подразделении.
Оказание информационно-справочных консультаций сотрудникам центра по вопросам оформления документов.
Ведение деловой переписки внутренней и внешней.
Организация конкурсных процедур по выбору поставщика оборудования.
Ведение переговоров с контрагентами по заключения договоров поставки.
Проведение внутреннего согласования договоров.
Контроль за выполнением контрагентами условий договора.
Подготовка проектов изменений и дополнений к заключенным договорам.
Предоставление справочно-аналитической информации руководству по исполнению условий договора, а также возникающим проблемным вопросам.
Работа с системой электронного документооборота (СЭД).
Прием телефонных звонков, заказ пропусков, бронирование переговорных, организация встреч гостей и посетителей.
Контроль пропускного режима (система СКУД)
Администрирование:
Администрирование базы данных сотрудников центра
Актуализация базы данных резюме и личных данных сотрудников
Сбор данных и мониторинг ежемесячной оценки работы сотрудников в проектах.
Осуществление внутренних коммуникаций, поддержание корпоративной культуры (написание статей и материалов для корпоративных ресурсов), организация корпоративных мероприятий.
Управление персоналом:
Ведение учета рабочего времени сотрудников отделения, в том числе:
Актуализация и контроль отработанного времени
Составление табелей учета рабочего времени, согласование их с менеджерами проектов и руководителем отделения.
Составление ежемесячного рабочего графика сотрудников, распределение рабочих мест
Составление, согласование и контроль исполнения ежегодного плана отпусков.
Организация новых рабочих мест, подготовка и согласование планировок, занесение данных в план рассадки.
Контроль пропускного режима (система СКУД)
Подбор персонала, анализ рынка труда, проведение интервью
Адаптация нового сотрудника.
Разработка и проведение Welcome Training, Welcome Book для новых сотрудников, знакомство с компанией, получение обратной связи от новых сотрудников.
Обучение стандартам компании, разработка правил (инструкций для новых сотрудников).
Оценка уровня адаптации новых сотрудников.
Контроль периода адаптации принятого персонала, коммуникации с руководителями структурных подразделений по вопросам адаптации.
Осуществление внутренних коммуникаций, поддержание корпоративной культуры (написание статей и материалов для корпоративных ресурсов).
Оценка и обучение персонала.
Сбор и анализ потребности в обучении персонала центра;
Формирование и реализация плана по обучению персонала;
Оценка и выбор поставщиков образовательных услуг;
Оценка эффективности обучения;
Документационное сопровождение процесса обучения
Подготовка и согласование бюджета на обучение;
Разработка отчетов по промежуточным и конечным итогам по обучению персонала.
Подготовка и организация аттестации/оценки персонала:
Разработка модели ключевых компетенций для проведения оценки персонала по инженерному составу компании
Разработка шаблона профиля должности.
Разработка шаблона оценочного листа.
Проведение оценки персонала в рамках аттестации персонала
Консолидация данных по проведенной оценке персонала, внесение информации в шаблоны должности/ протоколы аттестации по каждому сотруднику.
Составление графика проведения аттестации, информирование сотрудников
Проведение совещания аттестационной комиссии
Сбор данных и мониторинг ежемесячной оценки работы сотрудников в проектах в рамках ежемесячного премирования сотрудников
Организация учебного процесса, в том числе:
Ежемесячное составление расписания занятий и групп,
Контроль посещаемости обучения
Составление планов обучения.
Подготовка отчетной документации по программам обучения.
Проведение опросов, анкетирования по уровню удовлетворенности персонала.
Уверенный пользователь ПК, пакета Microsoft Office
Пользователь СЭД- 1 С
Английский язык- Pre-Intermediate
Права категории В